На какой срок выдаются деньги подотчетному лицу, сколько времени отведено сотруднику на составление авансового отчета, что делать, в случае если сотрудник не отчитывается и не возвращает подотчет обратно: обо всем об этом поведаем в статье.
Подотчет — это финансовые средства, которые организация выдает своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных затрат в интересах компании. Порядок выдачи денег в подотчет регулируется пунктом 6.3 Уазания ЦБ РФ 3210-У от 11.03.14. Деньги под отчет выдаются или по заявлению работника, или по распоряжению начальника компании. В документе-основании будут прописаны:
- ФИО и должность сотрудника;
- цель выдачи;
- сумма;
- и срок, на который подотчет выдается.
Деньги могут быть выданы наличными или перечислены на банковскую карточку работника.
Сроки отчета по подотчетным суммам
По окончании срока, на который были получены финансовые средства, сотрудник должен:
- или в течение трех дней представить в бухгалтерию предприятия задаточный отчет;
- или вернуть неизрасходованные суммы.
В случае если сотрудник в день истечения срока подотчета отсутствует на рабочем месте, он должен отчитаться после возвращения на работу также в течение трех дней.
К авансовому отчету (его форма может быть создана и утверждена компанией самостоятельно, быть может быть использована унифицированная № АО-1, утвержденная Госкомстатом) нужно приложить подтверждающие затраты документы.
До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2017 года выдача нового подотчета допускалась лишь при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (к примеру, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением. 19 августа 2017 года Указанием 4416-У данное требование было отменено.
Подотчетное лицо не отчиталось в срок
Нередки ситуации, когда сотрудник не возвращает подотчетные суммы своевременно и не отчитывается. В этой ситуации у компании имеется один месяц после истечения даты возврата на удержание невозвращенного подотчетного аванса. Для этого нужно издать распоряжение начальника об удержании подотчетных сумм из заработной платы, ознакомить с ним подотчетника и получить от него согласие на удержание в письменном виде.
В случае если работник не согласен с удержанием, то компании нужно будет взыскивать финансовые средства через суд. Срок исковой давности по подотчетным суммам образовывает три года с момента невозврата (ст. 196 ГК России). Конкретно в течение этого времени у компании имеется возможность невозвращенные деньги взыскать по суду.
Обращаем ваше внимание, что неподтвержденный документально расход в интересах организации, невозвращенный и невзысканный вовремя подотчет с позиций ИФНС является доходом работника, и с него должен быть удержан НДФЛ. Это позиция изложена в Письме от 24.12.2013 № СА-4-7/23263, и судьи ее поддерживают: Подробнее — в Распоряжении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12.
Пример приказа
Скачать
Пример заявления
Скачать
Бланк авансового отчета
Скачать
